議事録って何?誰が書くの??

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普段会議などで必要な議事録、今回は議事録をテーマに記事を書いてみたいと思います。

議事録ってそもそも何?

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議事録は、

会議での主要事項や討議した内容についての記録した文書。

の事をいいます。

議事録は誰がとる?

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明確に誰が取るかなど決まりはありませんが、一般的には役職が一番低い人や若い人、新人さんなどが書いたりします。役職が上になったり偉くなればなるほど書かなくなります。

ケースバイケースですが持ち回りなどもあります。

プロジェクト等の会議などでは個人的にはプロジェクトの主催者、あるいはプロジェクトのサブリーダーなどが書くのが適切だと思っています。大事なプロジェクトの会議を新人や若いから経験ということで書かせるのはプロジェクトの大事さをわかっているのかと思っています。

単に面倒とか、こんなのは若い奴もしくは下っ端の仕事で自分の仕事ではないと思っている人のプロジェクトは失敗する確率が高いと思います。

議事録の重要性

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議事録はメモとは違います。メモなら会議の最中に自分がわかるように書いたりしていればいいです。議事録はそのメモを元に誰が見てもわかりやすく簡潔に書く事が必要となります。無理ですけどねそんなの・・・

プロジェクトに全く関係なく会議に参加していない人が議事録みてあーこんな事が決まったとか今このプロジェクトこんな状態なんだってわかればいいですがそんなのはいきなりは無理です。なので会議に参加した人が後から見て内容がわかるように書いていれば良いと思います。
※会議に参加していないけどプロジェクト関連の人が見たらわかるようにはしておいた方がよいです。

議事録の書き方

特に決まったフォーマットなどはないです。簡潔にわかりやすく書くので、一文40文字で5行(200文字)以内に納めると良いです。書き方も色々ありますが僕は普段決まったこと、課題、共有内容を書いています。普段僕が参加している会議は定例MTGなのが多いので書くのは先の3つほどになります。

会社の朝のMTGなどは共有内容は例えば備品で○○が届きますとか、備品の○○が足りませんなどから、会社での行事など全員に関係あることを書きます。特定の部署や特定の人への内容は会議ではあまり発言する必要性はないのであってもメモに残したりしません。

送付するときは敬称略にして送っています。具体的には以下のような書き方をしています。

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会議名
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
敬称略
参加者: A、B、C、hayashi(書記)

○共有内容
ああああああああああああああああああああああああ
ああああああああああああああああああああああああ
ああああああああああああああああああああああああ
花見が3月20日 場所は○○公園
○決定事項
・花見が3月20日 場所は○○公園
・logwの記事纏める

○課題
花見の参加者を纏める→Aさん
logwの記事まとめ→hayashi

こんな感じです。

議事録の送付先

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議事録を書いたら送付をします。クライアントととの打ち合わせの場合はToにクライアント、CCに自分の会社の参加者やMLをいれると良いと思います。会社のMTGだと僕の場合は全員に流すので全員が受信できるMLに流します。

議事録をとるメリット

特に思い浮かびませんが、会議などで積極的に議事録を作るとメモをする癖がつきます。どんな些細な事でもメモをとる癖をつければ仕事で困る事が減ると思います。今のとこ僕は実感していませんが、メモしておいてよかったと思った事は何回かあります。

議事録をとる癖をつければ、プロジェクトの状態が把握できたりします。